Mieszkanie wolne od papierów

Dokumenty, instrukcje, gwarancje, umowy, sprawozdania, faktury, świadectwa, paragony. Nasze mieszkania są ich pełne – dziś kilka rad co robić z papierami.

Jeżeli jest jeden rozdział Magii sprzątania z którym bez zastrzeżeń zgodzi się każdy czytelnik, to będą to fragmenty dotyczące papierów. Zalewają nasze życie każdego dnia, a co najgorsze – wszystkie zdają się krzyczeć, jakie to są ważne i lepiej żebyśmy traktowali je super poważnie, bo inaczej będą kłopoty. ☺

Zabawa zaczyna się już w momencie sprawdzania skrzynki na listy / portfela / papierów przyniesionych z zewnątrz. Ja radzę sobie z nimi w następujący sposób:

  1. Wstępna selekcja. Wszystko co wydaje się ważne, ląduje w moim specjalnie wydzielonym pojemniku na papiery do przejrzenia. Staram się zajrzeć do niego wieczorem każdego dnia, maks co drugi dzień. Niepotrzebna makulatura – ulotki, listy z reklamami, gazetki hipermarketów, itp – od razu lecą do kosza.
  2. Sprawdzanie pojemnika na papiery do przejrzenia.  Zgodnie z zasadą „inbox zero”, każdy papier zostaje:
    a) załatwiony od razu – rachunki zostają opłacone, powiadomienia o stanach kont przeczytane i porównane ze stanem faktycznym, paragony wpisane do excelowego arkusza z wydatkami, z awizem od razu idę na pocztę. Po załatwieniu, wszystko ląduje w niszczarce.
    b) zarchiwizowany – jeżeli papier musi zostać zarchiwizowany (np jest to przedłużenie ważnej umowy albo gwarancja) – ląduje w segregatorze. Posiadam 3 segregatory:
    – gwarancje;
    – papiery osobiste (umowy z bankiem, operatorem komórkowym, umowy o pracę, papiery podatkowe);
    – papiery związane z psem (umowa sprzedaży, książeczka szczepień).
    Generalna zasada: im mniej segregatorów, tym lepiej.
    c) oddelegowany – jeżeli papier dotyczy Drugiej Połówki bądź innej osoby – przekazuję go tejże osobie i zapominam o nim. ☺
    d) odłożony na później – jeżeli papieru nie da się „załatwić” tego samego dnia, archiwizuję go tymczasowo, ale koniecznie zapisuję sobie w Nozbe (mój wirtualny notatnik i lista rzeczy do zrobienia – napiszę o tym kiedyś), że w przyszłości konkretnego dnia będę musiał się tym zająć. Dzięki temu, papier nie przepada bez wieści gdzieś na dnie szuflady.

Pojemnik na papiery do przejrzenia to świetne rozwiązanie, które z jednej strony pozwoli Wam na bezpośrednią kontrole stanu papierów, a z drugiej da zastrzyk satysfakcji gdy każdorazowo opróżnicie go do zera. Optymalnie gdy jest on poziomy (lepiej widać ilość papierów), ale ja korzystam z pionowego i też jest dobrze. Polecam!

Tyle, jeżeli chodzi o papiery przychodzące, ale co możemy zrobić jeżeli chodzi o papiery które już mamy w domu? Zacznijmy od tego, co koniecznie musimy zostawić w oryginalnej formie papierowej. Są to:

  • Akty prawne – wszystkie są niezbędne
  • Umowy o pracę – warto zatrzymać wszystkie
  • Papiery podatkowe – np wydruki potwierdzające złożenie sprawozdania podatkowego (nie ma co ryzykować ze skarbówką ☺)
  • Umowy ubezpieczeniowe – dopóki nie wygasną
  • Gwarancje – warto regularnie (co kilka miesięcy) sprawdzać wszystkie które mamy  i wyrzucać te które się przeterminowały
  • Papiery firmowe – zbierze się ich sporo jeśli prowadzimy własną działalność gospodarczą – dokumenty potwierdzające działalność, faktury, itp

Papiery które polecam wyrzucić, ale jednocześnie ściągnąć ich odpowiednik z Internetu w formie .pdfa to:

  • Instrukcje – dla każdego sprzętu elektronicznego i dla większości pozostałych przedmiotów można ściągnąć je z Internetu. Zamiast zagracać sobie szafę papierem, utwórzcie sobie na dysku folder „instrukcje” i trzymajcie tam elektroniczne wersje. Instrukcje mają z reguły swój numer referencyjny – po wklepaniu go w Google powinna wyskoczyć Wam dokładnie ta konkretna instrukcja którą macie w wersji papierowej.
  • Faktury i paragony które chcemy zachować ale niekoniecznie w formie papierowej – jeżeli chcecie zachować je na przyszłość, warto po prostu zrobić skany a oryginały zniszczyć. I tak prędzej czy później wyblakną. Na dysku mam specjalny folder „paragony i faktury” w którym trzymam zeskanowane papiery, których nie potrzebuję w formie papierowej, ale które dla porównania zostawiłem sobie w formie skanu. To przede wszystkim papiery które zostały mi po remoncie – jeżeli będę potrzebował zawartych w nich informacji, mam wszystko na dysku.

Dzięki temu rozwiązaniu, pozbyłem się makulatury, wciąż zachowując przydatne informacje.

Jeżeli chodzi o pozostałe papiery – proponuję wszystkie wyrzucić. Zwłaszcza:

  • Materiały ze szkoleń albo ze studiów – spójrzmy prawdzie w oczy: zostawiamy je często „na kiedyś”, ale to „kiedyś” nie nadchodzi nigdy. Tutaj zgodnie z Marie Kondo jestem zdania, że jeżeli odbyliśmy szkolenie i nic z niego nie pamiętamy, to albo idźmy na nie jeszcze raz, albo po prostu przyjmijmy, że nie było dla nas tak użyteczne jak sądziliśmy.
  • Paragony – absolutna zmora, zwłaszcza gdy spisujemy wydatki. Każdego wieczora poświęcam 10 minut na wpisanie wydatków do odpowiednich arkuszy w Excelu – jeden osobisty a drugi wspólny dla gospodarstwa domowego. Aby nie wpisać jednego paragonu dwa razy – od razu po zanotowaniu wydatków, ląduje on w niszczarce.
  • Ulotki – im ich mniej, tym lepiej. Jeżeli reklamują coś przydatnego – warto zapisać to w swojej liście zadań do zrobienia bądź kontaktach, a papier usunąć.
  • Stare gazety i czasopisma – proponuję znaleźć stałe miejsce dla gazet i czasopism które kupujemy i ustalić sobie, po jakim czasie od wydania je wyrzucamy. Moja Druga Połówka kupuje bardzo dużo różnych magazynów i wszystkie trzymamy w naszym specjalnie wydzielonym „kąciku prasowym” (jedna półka). Dzięki temu, ona wie gdzie ich szukać, a ja przeglądam je od czasu do czasu i pozbywam się tych starszych niż 2 miesiące.
  • Wyciągi z kont / informacje od ZUSu o stanie emerytury / informacje od towarzystwa ubezpieczeniowego – jeżeli już je przejrzeliśmy i wszystko się zgadza – po co je trzymać?

Powodzenia w walce z papierologią! ☺

Podziel się tym wpisem!
Share on FacebookTweet about this on TwitterShare on Google+Share on LinkedInEmail this to someone

5 myśli nt. „Mieszkanie wolne od papierów

  1. Agnieszka Wieczorek

    Moje papiery zdecydowanie potrzebują przejrzenia. Trochę mi się ich w ostatnim czasie uzbierało przez co zajmują niepotrzebnie miejsce :) Dobry poradnik, faktycznie paragony i faktury można zeskanować, bo i tak te drugie po pewnym czasie blakną.

    Odpowiedz
  2. Ja

    Z tymi dokumentami dot emerytury to nie wyrzucać lepiej. ZUS po latach chce swoich oryginałów. Uzyskać je po latach to nie lada sztuka 😀

    Odpowiedz

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *